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        《會(huì )計檔案管理辦法》修訂內容要點(diǎn)

        2020年12月7日

        新修訂的《會(huì )計檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》)共31條,與原《辦法》相比,主要在以下方面作了修訂。一是完善了會(huì )計檔案的定義和范圍。二是明確了會(huì )計電子檔案管理要求。三是增加了實(shí)行會(huì )計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。四是進(jìn)一步完善了會(huì )計檔案的鑒定銷(xiāo)毀程序。五是明確了會(huì )計檔案出境的管理要求。六是對會(huì )計檔案向單位檔案管理機構移交的時(shí)間做了更加靈活的規定。七是對定期保管會(huì )計檔案保管期限作了調整,延長(cháng)了憑證、賬簿和輔助性會(huì )計資料的保管期限。下面對電子會(huì )計檔案的定義和范圍、電子會(huì )計檔案管理要求、會(huì )計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求、會(huì )計檔案的鑒定要求和銷(xiāo)毀程序五個(gè)方面的修訂進(jìn)行說(shuō)明。

        一、提出了電子會(huì )計檔案的概念。

        新《辦法》第三條明確“通過(guò)計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會(huì )計檔案”是電子會(huì )計檔案。本概念既參照了《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》(DA/T58-2014)中的電子檔案的概念,又不同于下定義,而是以范圍界定的方式確定了什么是電子會(huì )計檔案。在這個(gè)表述中,特別強調了電子會(huì )計檔案的原生性,即是通過(guò)計算機等設備形成的,以區別于將紙質(zhì)會(huì )計檔案掃描形成的數字化副本。

        二、提出了會(huì )計電子檔案管理要求

        與原《辦法》相比,新《辦法》此次修訂最主要的內容就是電子會(huì )計檔案管理的要求,主要修訂要點(diǎn)如下:

        一是明確了“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò )通信等信息技術(shù)手段管理會(huì )計檔案”,這與原《辦法》中“具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統一規定,并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同,不用報備即可利用計算機、網(wǎng)絡(luò )通信等信息技術(shù)手段管理會(huì )計檔案。

        二是對電子會(huì )計檔案移交與接收提出了要求。要求電子會(huì )計檔案移交時(shí)將電子會(huì )計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關(guān)規定;特殊格式的電子會(huì )計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

        電子會(huì )計檔案接收分為單位內部會(huì )計部門(mén)向檔案部門(mén)移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者,要求“單位檔案管理機構接收電子會(huì )計檔案時(shí),應當對電子會(huì )計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收;對后者,要求“檔案接受單位應當對保存電子會(huì )計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗,確保所接收電子會(huì )計檔案的準確、完整、可用和安全。

        三是要求電子會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀由單位檔案管理機構、會(huì )計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷(xiāo)。

        三、會(huì )計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求的修訂

        為確保電子會(huì )計檔案的真實(shí)、完整、可用、安全,對于電子會(huì )計資料僅以電子形式歸檔保存的方式,新《辦法》提出了如下要求:一是形成的電子會(huì )計資料來(lái)源真實(shí)有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;二是使用的會(huì )計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會(huì )計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)會(huì )計報表等會(huì )計資料,設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會(huì )計檔案,符合電子檔案的長(cháng)期保管要求,并建立了電子會(huì )計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì )計檔案的檢索關(guān)系;四是采取有效措施,防止電子會(huì )計檔案被篡改;五是建立電子會(huì )計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;六是形成的電子會(huì )計資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì )計檔案;七是電子會(huì )計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。以上要求中:第一、七項規定是確保電子會(huì )計檔案的真實(shí),第二、三、六項是確保電子會(huì )計檔案的準確、完整、可用,第四、五項規定是確保電子會(huì )計檔案的安全。單位內部生成的電子會(huì )計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿(mǎn)足第一至六項規定;單位外部接收的電子會(huì )計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿(mǎn)足第一至七項規定。

        四、會(huì )計檔案的定期鑒定程序的修訂

        定期鑒定是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節,它是優(yōu)化檔案資源,去除無(wú)利用檔案,確定檔案存銷(xiāo)的又一次鑒選。會(huì )計檔案也不例外。一般來(lái)說(shuō),各單位應對保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案進(jìn)行鑒定,并根據鑒定結果采取相應的處置。原《辦法》規定了會(huì )計檔案銷(xiāo)毀的具體程序,要求“單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)”,但未明確銷(xiāo)毀前的鑒定工作和有關(guān)責任,這在一定程度上將銷(xiāo)毀的最主要責任歸于單位負責人,致使大多數單位不敢銷(xiāo)毀會(huì )計檔案,那怕已到保管期限。大量已失去保存價(jià)值的會(huì )計檔案占據了儲存空間,造成了資源浪費。

        根據新《辦法》要求,單位不僅“應當定期對已到保管期限的會(huì )計檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì )計檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)“,而且“會(huì )計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會(huì )計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進(jìn)行。參加人員至少應包括會(huì )計機構、審計機構、紀檢監察人員,必要時(shí)還應法律部門(mén)參加?!敖?jīng)鑒定,仍需繼續保存的會(huì )計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿(mǎn),確無(wú)保存價(jià)值的會(huì )計檔案,可以銷(xiāo)毀?!?/span>

        由于各單位每年都會(huì )產(chǎn)生會(huì )計檔案,每年都有會(huì )計檔案保管期限到期,是否需要每年進(jìn)行鑒定呢?這完全取決于企業(yè)的實(shí)際情況。如果每年到期檔案量不大且庫房空間充足,可幾年鑒定一次,如果每年到期會(huì )計檔案量比較大,且庫房空間有限,可每年開(kāi)展一次鑒定工作。

        會(huì )計檔案定期鑒定時(shí)為什么要會(huì )計機構、審計機構、紀檢監察人員參與呢?因為檔案部門(mén)不一定能全部掌握本單位哪些會(huì )計涉及未結清的債權債務(wù)和未了事項,這些只有會(huì )計機構、審計機構、紀檢監察機構人員共同參與才能全部掌握。設有法律部門(mén)的單位,還應請法律部門(mén)人員也參與會(huì )計檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結清的債權債務(wù)和未了事項的會(huì )計檔案被銷(xiāo)毀的有效措施,是保護單位的合法權益和經(jīng)濟利益的需求。

        具體鑒定時(shí),可先由檔案部門(mén)會(huì )同會(huì )計部門(mén)通過(guò)逐卷、逐份檔案閱讀的方法,提出初步的鑒定結論。鑒定時(shí)應考慮本辦法第十九條的要求。鑒定結論可以是銷(xiāo)毀或繼續保存期限。初步鑒定結論提出后,形成初步鑒定意見(jiàn),然后召開(kāi)鑒定小組或委員會(huì )會(huì )議,對初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行討論審定,形成正式鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案,編制銷(xiāo)毀清冊。


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