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        《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規定》解讀

        2020年12月7日

        《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規定》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規定》)已于201555日正式下發(fā),這是我國頒布的第一個(gè)專(zhuān)門(mén)規范所有金融業(yè)務(wù)檔案管理的規范性文件。為方便全國各級檔案行政管理部門(mén)對轄區內金融企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)指導和方便各金融企業(yè)實(shí)施,本文對《規定》進(jìn)行制定的背景、有關(guān)條款含義、實(shí)施方法等進(jìn)行闡述。

        一、《規定》制定的背景

        金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案是金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場(chǎng)、保險、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動(dòng)中形成并具有保存價(jià)值的各種載體形式的記錄,它在保障國家經(jīng)濟安全,促進(jìn)經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展,防控金融風(fēng)險,打擊經(jīng)濟犯罪,維護金融企業(yè)和客戶(hù)利益,保護消費者權益等方面發(fā)揮著(zhù)其他檔案所不能發(fā)揮的作用。

        隨著(zhù)我國經(jīng)濟的發(fā)展和改革開(kāi)放的深入,金融企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案數量急劇增長(cháng);由于金融業(yè)務(wù)檔案與全社會(huì )資本、財富等密集相關(guān),金融業(yè)務(wù)檔案的利用需求也呈現出新的變化,利用更加頻繁,利用目的更加多樣化,在我國政治、經(jīng)濟中發(fā)揮著(zhù)更加重要的作用。

        但是,一直以來(lái),不少金融企業(yè)檔案部門(mén)只注重管理類(lèi)檔案的管理,業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)部門(mén)管理,致使業(yè)務(wù)檔案管理不規范,檔案丟失和利用檔案辦理假業(yè)務(wù)現象時(shí)有發(fā)生。尤其是金融業(yè)務(wù)電子化之后,業(yè)務(wù)檔案更多的以電子形式存在,金融企業(yè)往往不將它列入歸檔范圍。2007年,國家檔案局與銀監會(huì )聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強銀行檔案工作的意見(jiàn)》,提出“不斷提高銀行檔案綜合管理水平”的要求,但該文件只提出了宏觀(guān)的原則要求,只針對銀行檔案管理提出了要求,而未涉及到其他金融企業(yè)。在保險公司、信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、證券公司、投資公司金融企業(yè)中仍有一部分企業(yè),業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有實(shí)行集中統一管理;有些檔案工作人員對改變只管管理檔案的習慣存在著(zhù)畏難和抵觸心理。因此,國家檔案局認為有必要制定一個(gè)規范性文件,重點(diǎn)對金融企業(yè)的包括業(yè)務(wù)檔案在內的各類(lèi)檔案實(shí)行集中統一管理提出要求,逐步加以規范。

        2014227日,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》要求,各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位(包括境外派出機構)、社會(huì )組織,要根據工作實(shí)際需要,加強檔案管理工作,做好本單位本系統的文件收集、整理、歸檔工作,集中收集保管本單位各類(lèi)檔案并提供利用,大力支持檔案部門(mén)加強統籌協(xié)調和業(yè)務(wù)指導,確保歸檔文件材料符合要求。并同時(shí)要求,各有關(guān)單位要重視做好民生檔案工作,要研究制定民生檔案歸檔范圍、管理辦法,監督指導民生檔案的收集歸檔。各單位檔案機構要把與人民群眾切身利益密切相關(guān)的各類(lèi)文件材料收集歸檔,并按有關(guān)規定管理、提供利用和移交。

        正是在上述需求與背景的驅動(dòng),國家檔案局制定并下發(fā)了《規定》。

        二、《規定》的主要內容

        《規定》內容安排遵循企業(yè)檔案工作體系框架,按檔案管理流程分章節布局,對金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的各個(gè)方面和全過(guò)程進(jìn)行規范?!兑幎ā饭卜?/span>5章,32條。

        第一章是總則,闡明了《規定》制定的目的、依據,對金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的定義進(jìn)行了統一,明確了《規定》的適應范圍,提出了金融業(yè)務(wù)檔案管理的原則、金融業(yè)務(wù)檔案管理體制、機制和人員要求等。

        第二章是業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔,主要是對金融業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和保管期限表的制定,業(yè)務(wù)文件材料的形成、整理、歸檔時(shí)間、歸檔份數等進(jìn)行規范。

        第三章是業(yè)務(wù)檔案的管理,主要對檔案部門(mén)保管金融業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規范,對檔案信息化和電子檔案管理提出要求。

        第四章是業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置,對業(yè)務(wù)檔案檢查工具、查閱利用過(guò)程、檔案鑒定處置等進(jìn)行規范。

        第五章是附則,規定了《規定》的解釋權和生效時(shí)間。

        三、《規定》內容要點(diǎn)

        《規定》與其他檔案管理規章和規范性文件相比,具有一些特點(diǎn),主要體現在以下方面。

        (一)《規定》貫徹集中統一管理的檔案管理原則,以管理規范、方便利用為目標,并要求金融監管部門(mén)將業(yè)務(wù)檔案納入業(yè)務(wù)監督,納入制度、納入流程,與業(yè)務(wù)同監管。這主要體現在第四條和第五條。

        (二)明確了業(yè)務(wù)檔案的歸口管理部門(mén)?!兑幎ā返诹鶙l旗幟鮮明地提出“金融企業(yè)檔案部門(mén)或檔案工作歸口管理部門(mén)負責對本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統籌規劃、監督、指導和檢查,各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)配合檔案部門(mén)組織實(shí)施”。這是為了扭轉當前金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)部門(mén)管理的現狀。業(yè)務(wù)檔案長(cháng)期存放在業(yè)務(wù)部門(mén)有許多弊端,主要有:一是業(yè)務(wù)部門(mén)人員不熟悉檔案管理政策、法制和規章制度,業(yè)務(wù)檔案管理不規范;二是業(yè)務(wù)檔案長(cháng)期存放在業(yè)務(wù)部門(mén)存在利用業(yè)務(wù)檔案辦理假業(yè)務(wù)的風(fēng)險;三是業(yè)務(wù)檔案存放業(yè)務(wù)部門(mén),檔案保管不集中,庫房安全存在隱患;四是業(yè)務(wù)檔案分散保管浪費庫房空間和人力物力。因此,集中統一管理原則貫徹《規定》全文,也是最重要原則。

        為了貫徹集中統一管理原則,《規定》在第十三條又提出“金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)應按照有關(guān)規定,將應歸檔文件材料按要求進(jìn)行整理、立卷,定期移交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理,并辦理歸檔交接手續。并規定業(yè)務(wù)檔案交檔案部門(mén)的時(shí)間,即“最遲不應超過(guò)次年1231日”。也就是說(shuō),業(yè)務(wù)檔案交檔案部門(mén)的時(shí)間應在形成年度,如因特殊原因需推遲移交歸檔,最遲不得晚于下一年度的1231日。

        (三)提出了將金融業(yè)務(wù)檔案管理“四列入”的保障措施?!兑幎ā返谄邨l提出,金融企業(yè)應將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程,列入業(yè)務(wù)工作或項目計劃,列入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制,列入企業(yè)考核體系和獎懲制度,確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。這“四列入是保障業(yè)務(wù)文件材料歸檔齊全、完整的有效措施。

        (四)提出了金融企業(yè)要建立業(yè)務(wù)檔案管理責任追究制度的要求?!兑幎ā返诰艞l提出“金融企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為,進(jìn)行相應的懲處。

        (五)對業(yè)務(wù)檔案管理人員提出了明確的要求。這主要體現在第十條,即“金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能,并定期接受業(yè)務(wù)培訓”。這也是為了改變當前業(yè)務(wù)檔案人員普遍缺乏檔案知識與技能的現狀。

        (六)對電子檔案的管理提出了要求。這主要體現在第十七條,規定“紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的,在文件內容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案,須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行”。為了在電子檔案管理中貫徹前端控制的原則,《規定》第十八條又規定“金融企業(yè)建設業(yè)務(wù)信息系統時(shí),應有檔案部門(mén)參與,由檔案部門(mén)提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求,確保所形成電子文件能夠歸檔,歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求”。因為實(shí)踐證明,電子文件歸檔應在業(yè)務(wù)系統實(shí)施時(shí)予以考慮,等到業(yè)務(wù)信息系統實(shí)施完畢再研究電子文件歸檔,已失去最佳時(shí)機。同時(shí),《規定》第二十二條也對電子檔案的存儲和安全提出要求,規定“金融企業(yè)應按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲和安全管理,保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和可用,并對重要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行異質(zhì)、異地備份,確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責任?!边@些都是為了應對當前金融業(yè)務(wù)電子檔案大量產(chǎn)生的趨勢。

        (七)對海外機構檔案管理提出了要求?!兑幎ā返诙畻l要求“國內依法投資設立的金融企業(yè)有海外機構的應建立海外機構業(yè)務(wù)檔案管理制度”。隨著(zhù)我國改革開(kāi)放的深入,企業(yè)“走出去”的步伐進(jìn)一步加快,特別是商業(yè)銀行,幾乎每一家中央管理商業(yè)銀行都有海外分支機構。海外分支機構業(yè)務(wù)檔案除遵守所在地有關(guān)法律法規外,還應接受企業(yè)總部檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導、監督,總部應該制定相應的制度,加強這方面的管理。

        (八)對業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)外包的提出了要求。由于金融業(yè)務(wù)檔案數量巨大,檔案管理服務(wù)外包是大多數金融企業(yè)的做法。但同于前期缺少這方面的規范要求,檔案管理服務(wù)外包工作極不規范,給檔案安全留下了隱患,對此進(jìn)行規范迫在眉睫。為此,《規定》第二十三條要求“金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的,應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時(shí),應明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款,以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。嚴禁將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案外包或委托任何社會(huì )中介機構保管。這樣的規定就非常具體且操作性強。第二十三條包含以下三層要求:一是檔案管理服務(wù)外包前,應選擇安全保障能力好,具有相應資質(zhì)的承包商;二是在簽訂合同協(xié)議時(shí),應明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款;三是只能將不含有國家秘密的檔案進(jìn)行服務(wù)外包,其中的含有國家秘密不僅僅是標定了密級的文件,還包括含有敏感信息的檔案,均不得外包。


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