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        淺談企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法

        2020年12月7日

        201212月,國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號,以下簡(jiǎn)稱(chēng)10號令)。20134月又下發(fā)了《關(guān)于貫徹實(shí)施<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定>的通知》,要求各企業(yè)用3年的時(shí)間完成本企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“保管期限表”)的編制,這是貫徹實(shí)施10號令的關(guān)鍵和重要環(huán)節。國家檔案局從2013年開(kāi)始已著(zhù)手中央管理企業(yè)管理類(lèi)保管期限表的編制指導與審核工作。截止到2014年底,共完成20家中央管理企業(yè)管理類(lèi)保管期限表的審核批準。但在指導與審核過(guò)程中發(fā)現,不少企業(yè)仍未很好掌握編制保管期限表的正確方法和技巧,至使編制出的管理類(lèi)檔案保管期限表質(zhì)量不高。本文就企業(yè)如何開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作中存在問(wèn)題和管理類(lèi)檔案保管期限表編制過(guò)程進(jìn)行討論,以供大家參考。

        一、檔案保管期表編制中普遍存在的問(wèn)題及原因分析

        (一)檔案保管期表編制中普遍存在的問(wèn)題

        根據前期業(yè)務(wù)指導和審核情況總結,企業(yè)在編制檔案保管期限表主要存在以下問(wèn)題:

        第一,文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應納入歸檔范圍的重要文件材料沒(méi)寫(xiě)入保管期限表中,尤其是一些新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。

        第二,文件材料保管期限不合理。該定為永久保管的檔案定為30年或10年,該定為30年定為10年。

        第三,表述太籠統。文件材料內容條目過(guò)多使用模糊語(yǔ)言,過(guò)多使用“重要的”、“一般的”等用語(yǔ),至使保管期限表對鑒定業(yè)務(wù)起不到應有的指導作用。

        第四,表述不準確。文件材料內容使用的詞語(yǔ)易引起歧義,同一含義內容前后使用不一致詞語(yǔ),或是不使用標準化用語(yǔ)。

        第五,文件材料內容重復、交叉現象嚴重。同一層次文件材料分類(lèi)原則不一致,文件材料內容邏輯混亂,同一內容多次反復出現。

        (二)原因分析

        企業(yè)在檔案保管期限表編制過(guò)程中造成上述問(wèn)題的原因主要有:保管期限表編制沒(méi)有嚴格按照機構設置及職責說(shuō)明來(lái)進(jìn)行,照抄照搬10號令或照抄搬其他企業(yè)保管期限表,更有甚者將企業(yè)原有保管期限表進(jìn)行翻版后直接報審。有的單位檔案部門(mén)沒(méi)有處理好業(yè)務(wù)部門(mén)的作用,在保管期限表編制過(guò)程中要么完全由檔案部門(mén)大包大攬,要么完全聽(tīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)決定,檔案部門(mén)不主動(dòng)作為。有的單位編制人員沒(méi)有完全吃透10號令的精神,或是沒(méi)有掌握歸檔范圍和保管期限表的編制要求。正是上述原因導致文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制質(zhì)量不高。

        二、文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表編制流程

        企業(yè)在文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表編制過(guò)程中應遵循以下五個(gè)步驟。

        第一步:部門(mén)職責分析,確定管理類(lèi)檔案保管期限表框架結構。

        第二步:各部門(mén)業(yè)務(wù)流程梳理,依據業(yè)務(wù)流程、法律法規和范性文件提出記錄保存要求,初步形成部門(mén)文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表。

        第三步:檔案部門(mén)匯總各部門(mén)文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)保管期限表,形成企業(yè)文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)保管期限表初稿。在這個(gè)過(guò)程中,檔案部門(mén)可進(jìn)行必要的修改。

        第四步:將文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)保管期限表初稿下發(fā)各部門(mén)征求意見(jiàn),各部門(mén)可通過(guò)互相借鑒觸發(fā)修改需求,補充有關(guān)內容。

        第五步:檔案部門(mén)逐一與各部門(mén)討論確定文件歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表,形成定稿。

        三、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制準備工作

        文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制除需要按照一定的步驟進(jìn)行外,還要做好編制前的準備工作,這些準備工作主要如下3個(gè)方面。

        (一)做好編制的組織工作

        文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門(mén)的事,也是業(yè)務(wù)部門(mén)的事,需要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)作用。業(yè)務(wù)部門(mén)在梳理文件材料內容,確定檔案保管期限過(guò)程中常常發(fā)揮著(zhù)重要的作用,編制過(guò)程中應充分吸收業(yè)務(wù)部門(mén)人員參與。有條件的企業(yè)應成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領(lǐng)導小組和編制辦公室或工作小組。領(lǐng)導小組由分管檔案工作的企業(yè)負責人任組長(cháng),檔案部門(mén)負責人任副組長(cháng),職能部門(mén)負責人、業(yè)務(wù)部門(mén)負責人任成員。領(lǐng)導小組負責批準文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃,審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,協(xié)調編制工作中的重大事項;如有下屬單位,領(lǐng)導小組還負責所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。

        編制辦公室或工作小組由檔案部門(mén)、職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成;職責是:制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃;具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作;起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表;負責文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫;如有下屬單位還應負責指導所屬企業(yè)開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

        (二)科學(xué)制定保管期限表的編制計劃和10號令的宣貫培訓

        合理地安排文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表起草、修改、下發(fā)、宣貫等階段的各項工作;要將每一項工作落實(shí)到人,并有明確的時(shí)間節點(diǎn)和工作成果形式;制定工作計劃時(shí)同步制定預算;要特別注意,不僅要編制管理類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,還要同時(shí)編制和修訂其他各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,如產(chǎn)生產(chǎn)和服務(wù)提供、科研、重大建設項目等等。

        要及時(shí)開(kāi)展10號令的宣貫與培訓,培訓人員包括編制領(lǐng)導小組成員、編制小組組成人員和下屬單位有關(guān)人員。要讓有關(guān)人員了解10號令的精神實(shí)質(zhì)和文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要求和方法。

        (三)做好調研、職能分析和資料收集

        通過(guò)調研了解掌握本企業(yè)組織機構架構和其職責。通過(guò)職能分析摸清本企業(yè)的活動(dòng)特點(diǎn),摸清產(chǎn)品和業(yè)務(wù)組成,梳理出產(chǎn)品和業(yè)務(wù)從設計研發(fā)、生產(chǎn),銷(xiāo)售和售后服務(wù)等的流程。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制前還要進(jìn)行資料收集,特別是要收集除國家檔案法律法規和規范性文件以外的,與本企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律法規和國家下發(fā)的規范性文件,了解國家其他行政管理部門(mén)對本企業(yè)檔案和有關(guān)業(yè)務(wù)形成記錄的保存要求。如《中華人民共和國商業(yè)銀行法》就對商業(yè)銀行的信貸檔案管理工作提出了要求。這些法律法規和規范性文件對記錄和檔案管理要求如果有超出10號令或有關(guān)檔案法律法規和規范性文件要求的,應在本企業(yè)的文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表中予以體現。

        四、正確發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)的作用

        文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制過(guò)程中,檔案部門(mén)一方面不要大包大攬,不吸收業(yè)務(wù)部門(mén)參與,同時(shí)也要切忌唯業(yè)務(wù)部門(mén)馬首是瞻的作法。一是要發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)在梳理文件材料內容方面的作用。具體作法可以設計一張文件材料內容調查表,由業(yè)務(wù)部門(mén)各崗位人員進(jìn)行填寫(xiě),填寫(xiě)內容應包括文件材料名稱(chēng)、產(chǎn)生業(yè)務(wù)、用途、發(fā)放范圍、存儲格式、載體形式、簽署過(guò)程、傳遞方式、內容提要等。二是充分發(fā)揮業(yè)務(wù)在初步確定檔案保管期限中的建議作用,有時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)對檔案保管期限的確定根據是檔案部門(mén)所不能掌握的。三是要充分發(fā)揮檔案部門(mén)的檔案專(zhuān)業(yè)作用,對業(yè)務(wù)部門(mén)提出的意見(jiàn)和建議作好把關(guān),最終從檔案專(zhuān)業(yè)角度確定采納與否。對于業(yè)務(wù)部門(mén)提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應謹慎處理。


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